Les outils de communication et de collaboration des équipes sont de plus en plus utilisés par les entreprises. Ainsi, la plateforme de collaboration SharePoint permet de créer des sites collaboratifs afin d’organiser le travail tout en partageant les documents avec les collègues. Dans cet article, on vous explique tout sur les formations Sharepoint.
Sommaire
La formation Sharepoint en quelques mots
Sharepoint est un outil collaboratif particulièrement apprécié par les entreprises. Le logiciel permet à chaque salarié de créer ou d’utiliser un site intranet, à savoir un réseau informatique privé, qui lui permet de communiquer avec ses collègues. Ainsi, la création d’espace de discussion de type forum, le stockage et le partage de documents sur le Cloud font partie parties des différentes fonctionnalités utilisables. Il est également possible d’importer les documents dans une bibliothèque de contenus. Ainsi, si un fichier est modifié, vous pouvez conserver plusieurs versions de ce document en permanence. L’option peut se révéler essentielle afin de revenir en arrière à tout instant lorsque c’est nécessaire. Tous ces éléments sont un aperçu des possibilités pratiques qu’offre SharePoint.
Pour apprendre Sharepoint, il est recommandé d’être à l’aise avec l’outil informatique ainsi que les logiciels bureautiques. Cela vous permet d’évoluer dans un cadre familier et d’apprendre à mieux utiliser Sharepoint pendant la formation. Il est aussi important de posséder un sens aigu de l’organisation et de la gestion pour l’apprentissage de cet outil. En outre, connaître les formats de fichiers ou documents et contenu est utile afin de naviguer au sein de votre bibliothèque ou à travers les différentes versions des documents stockés. Un bon sens relationnel et une bonne aisance lors de vos communications à l’écrit permettent de collaborer avec les différents membres de vos équipes. Cependant, la rigueur est une qualité essentielle afin de garder le contact et maintenir un environnement de travail propice sur le logiciel collaboratif.
À qui s’adresse la formation Sharepoint ?
La formation Sharepoint s’adresse à tous. En effet, aujourd’hui, de nombreux secteurs d’activités utilisent le logiciel pour leur communication interne. En particulier, les entreprises du marketing ou ceux exerçant sur Internet. Les domaines de l’administration ainsi que du logistique trouve également leur intérêt dans Sharepoint.
Certaines professions sont spécifiquement dédiées à Sharepoint telles que les administrateurs SharePoint, les développeurs SharePoint, les concepteurs de système d’informations, les techniciens informatiques ou encore les administrateurs système et réseau. Cette formation leur permet d’approfondir leurs connaissances de l’outil, afin de parfois éviter certains développements.
Quel est le programme de la formation ?
La formation Sharepoint Online ou Sharepoint permet, à travers différents cours, de pouvoir répondre aux besoins de nombreuses entreprises. En effet, depuis la crise sanitaire, la plupart d’entre elles ont totalement repensé l’organisation pour gagner en productivité. Cette refonte permet de renforcer le travail collaboratif et de simplifier les échanges entre les équipes, collaborateurs, et même clients. Sharepoint répond totalement à cette exigence. Il est donc important de maîtriser cette compétence afin d’être pleinement fonctionnel, que vous soyez à la recherche d’un emploi ou déjà en poste.
Plusieurs organismes disposent de formations Sharepoint adaptées à chaque profil. Les programmes se composent de modules tels que :
- Vue d’ensemble
- Naviguer dans un site SharePoint
- Partager des informations
- Adapter le site aux besoins de l’équipe
- Gérer la sécurité
- Garantir le succès du site d’équipe
- Matériel et logiciel utilisé
Quelles sont les compétences acquises ?
Lors de la formation d’initiation, vous découvrez l’environnement et le système de fonctionnement de Sharepoint. Les différentes fonctionnalités de base indispensables à une utilisation standard de l’outil sont présentées par le formateur. Vous apprenez à utiliser la bibliothèque pour importer des documents, des fichiers ou tout type de contenu. Les cours permettent de comprendre le partage de ces derniers afin de les mettre à disposition des collègues. Les sites intranet créés via SharePoint peuvent fonctionner comme des sites Internet classiques, donc vous apprenez à définir le rôle d’un utilisateur. En effet, en fonction de ce dernier, vous ne possédez pas tous les mêmes droits de consultation ou d’action collective sur les documents. Cela permet de garantir la sécurité et la confidentialité du site. Le formateur vous initie à l’utilisation d’espaces de travail ou de discussions.
Les programmes dédiés à l’administration et la gestion, destinées aux développeurs, administrateurs et concepteurs, abordent d’autres fonctionnalités plus avancées. En effet, les professionnels apprennent à identifier les besoins des utilisateurs, la configuration de Sharepoint pour y répondre et le maintien des performances de l’intranet créé.
Comment se déroule la formation Sharepoint ?
En fonction de vos objectifs, il existe plusieurs solutions pour apprendre à utiliser Sharepoint. Il est recommandé de privilégier une formation de quelques jours ou quelques semaines au plus dans le cadre d’une utilisation classique de cet outil. Délivrées en centre de formation, directement en entreprise ou même en ligne (classe à distance), les formations abordent les bases de SharePoint et les principales
fonctionnalités indispensables. Concernant les formations plus poussées et plus longues, elles sont généralement suivies en alternance. Elles permettent d’apprendre à utiliser SharePoint, mais également Salesforce et d’autres outils importants pour les entreprises actuelles.
Pour ceux qui souhaitent devenir administrateur SharePoint ou exercer un autre métier concernant la gestion de la plateforme de collaboration, il est préférable d’opter pour une formation plus longue. Celles-ci durent généralement un an et sont proposées en entreprise ou en alternance. Elles conviennent pour se préparer concrètement à un poste précis en abordant chaque situation que vous pourrez rencontrer. Tout au long de votre formation, le formateur vous impose des travaux pratiques afin de vous permettre d’acquérir un savoir-faire et un savoir-être professionnel.
Comment financer la formation ?
Il existe plusieurs dispositifs qui permettent de financer la formation SharePoint. Si vous êtes ou avez été actifs, il est possible de recourir au Compte Personnel de Formation (CPF). Vous pouvez l’utiliser pour payer tout ou partie de votre formation, selon les droits cumulés sur le compte. Toutefois, il faut veiller à ce que la formation Sharepoint soit éligible au CPF (Compte Personnel de Formation).
Les demandeurs d’emploi qui n’ont pas de droits de CPF peuvent percevoir un financement de Pôle Emploi si la formation correspond à une reconversion ou si elle permet d’acquérir un poste en sortie de formation.
