Depuis son remodelage en 2012, peu d’utilisateurs connaissent réellement l’étendue des fonctionnalités d’Outlook. Pourtant, cette messagerie électronique possède de multiples usages, nécessaires à maîtriser. Afin de connaître toutes les informations concernant la boîte mail Outlook, il est possible de suivre des formations Outlook financées par le dispositif CPF.
Sommaire
Rappel sur la formation Outlook
Au sein de l’entreprise, Microsoft Outlook est le logiciel de courrier électronique le plus utilisé pour la gestion des emails. Il peut également servir pour un usage personnel. Cependant, en raison de sa grande performance, il est davantage intégré au monde professionnel. En effet, Outlook possède bon nombre de fonctionnalités, à savoir :
- Envoyer et recevoir des messages électroniques
- Gérer son emploi du temps et ses tâches
- Créer une signature personnalisée ou une réponse automatique
- Faciliter les échanges entre collègues
- Contacter facilement ses clients, etc.
Afin de maîtriser Outlook, il faut être familier avec Internet et les outils informatiques. Pour un usage personnel, maîtriser le logiciel n’est pas nécessaire, puisque l’usage se limite à l’envoi et la réception de courriers numériques. Toutefois, il est dommage de ne pas exploiter toutes les fonctionnalités offertes par Outlook. Ainsi, en faisant preuve de patience et d’assiduité, cette boîte mail n’aura plus de secret pour vous. À savoir que la digitalisation est en plein essor et l’apprentissage des outils numériques devient donc incontournable. Ainsi, la maîtrise de cet outil peut rapidement s’acquérir par le biais d’une formation Outlook.
Qui peut faire une formation Outlook ?
La formation Outlook est destinée à tout le monde, mais particulièrement à certains métiers tels que celui de secrétaire. En effet, dans le cadre de son travail, un(e) secrétaire doit programmer les rendez-vous de différentes personnes. Outlook propose un agenda numérique particulièrement performant pour effectuer cette tâche. L’archivage et les recherches de documents sont aussi utiles parmi ses diverses fonctionnalités. De manière générale, Outlook est très utile pour tous les métiers liés à l’administratif et la bureautique.
D’autres professions telles qu’avocat, agent administratif, ou encore conseiller bancaire font d’Outlook un outil incontournable pour les missions quotidiennes.
Quel est le programme de la formation ?
La connaissance d’Outlook est donc un réel atout tant sur le plan personnel que le plan professionnel. En effet, le logiciel est plus qu’un simple outil d’envoi et de réception d’e-mails. Il permet de gérer le temps et les réunions, mais également l’agenda d’un collègue. En outre, de nombreuses fonctionnalités de l’outil rendent des choses qui semblent compliquées tellement simples que le logiciel participe à améliorer la collaboration et la productivité au sein de l’entreprise.
Plusieurs organismes disposent de formations Outlook, adaptées à chaque profil. Les programmes se composent de modules tels que :
- Se familiariser avec Outlook
- Communiquer grâce à sa messagerie
- Organiser sa boite de réception de messages
- Organiser la liste de ses contacts
- Utiliser le calendrier pour gérer son planning ou ses rendez-vous
- Faciliter la gestion de vos tâches à réaliser
- Utiliser des notes
Les objectifs de la formation Outlook
Il est important d’apprendre à utiliser Outlook, car cette compétence peut favoriser votre embauche ou votre évolution professionnelle au sein de votre secteur d’activité. En effet, certains domaines ou professions requièrent des connaissances pointues en informatique. Posséder des connaissances approfondies en logiciels et outils informatiques peut vous permettre de maintenir votre employabilité et de rester compétitif sur le marché de l’emploi.
La formation Outlook vous permet d’obtenir la Certification TOSA® Microsoft Outlook. Elle se compose d’une évaluation des acquis de 60 minutes comprenant 35 exercices. Le document atteste de votre niveau de compétences auprès des futurs recruteurs.
Quelles sont les modalités de la formation ?
Se former à Outlook est une démarche simple. En effet, il existe de nombreuses formations permettant d’acquérir les fondamentaux ou d’approfondir les connaissances afin de totalement maîtriser Outlook. Tout dépend de l’usage que vous souhaitez en faire. L’apprentissage de toutes les fonctionnalités de l’outil est assez rapide, de ce fait, les formations Outlook en ligne sont généralement assez courtes (de quelques heures à quelques jours).
Grâce à une formation en ligne, il est possible d’acquérir les mécanismes et approfondir les acquis du logiciel de messagerie électronique Outlook. À l’issue des cours, il est certain que vous êtes efficace et productif dans l’environnement professionnel. Avec les classes à distance, vous pouvez également disposer de supports de cours ou des MOOC en ligne qui expliquent le fonctionnement d’Outlook. À vous de choisir la méthode qui vous convient le mieux, en fonction de votre statut socioprofessionnel. À savoir que les formations de courte durée correspondent davantage aux salariés en poste, qui ne disposent pas toujours du temps pour de longues formations afin de se former.
Enfin, si vous désirez aller encore plus loin, il est également possible de suivre des cours pour apprendre à utiliser l’ensemble des outils bureautiques de la suite Office, comme Word, Excel ou Powerpoint.
Financer la formation Outlook
De nombreuses formations en ligne, comme celles pour maîtriser des logiciels de design par exemple, sont assez coûteuses. Ce n’est pas le cas des formations Outlook. En effet, même si vous pouvez tomber sur des cours payants, la plupart sont normalement gratuits. C’est à vous de choisir la formation qui vous convient, en fonction de votre projet professionnel et de votre budget.
À noter que les formations payantes peuvent être prises en charge par votre Compte Personnel de Formation (CPF) afin d’obtenir une aide financière. Le dispositif permet de cumuler des droits à la formation tout au long de la vie professionnelle. Ils sont mobilisables à tout moment pour financer une partie ou la totalité d’une formation Outlook, que vous soyez salarié, demandeur d’emploi ou autoentrepreneur.
